De cara al porvenir: la puntualidad

Pedro Juan González Carvajal

Si algún atributo es digno de resaltar entre las relaciones humanas es el de la puntualidad. Sin puntualidad, el principio del respeto no existe ni existirá, ya que toca directamente con el recurso más valioso y escaso que tenemos: el tiempo.

No existe excusa para el incumplido. Si se define una hora de encuentro o de inicio de cualquier tipo de actividad, pues se debe calcular con la debida anticipación la distancia, la movilidad y el tiempo para llegar, de modo que lleguemos al sitio de encuentro con un poco de holgura, tengamos un espacio para reposar y esperar que se inicie el compromiso pactado.

No importa el cargo que se ocupe: puede ser el papa, el presidente, el primer ministro, el general, el premio nobel, el artista y de ahí para abajo en términos de jerarquía todos los humanos del común. Nadie tiene derecho a hacerle perder tiempo irrecuperable al otro.

Quien así lo haga pues simplemente es una persona mal educada y punto, sin explicaciones ni excusas que sean valederas.

Por allá en los comienzos de siglo, estando en la Cámara de Comercio, si el evento estaba programado para las 7:00 a. m. la tarjeta de invitación señalaba las 6:59 a. m. y a esa hora iniciábamos, falte quien faltare, independiente de su importancia, posición o cargo.

Hoy por hoy el manejo de agendas electrónicas y de herramientas compartidas donde se invita o vincula a personas a distintas reuniones, partiendo de los espacios libres que se encuentran, se convierte en otro tipo de exigencia que debe ser debidamente atendida.

Para los anglosajones el término o’clock significa hora en punto, ni un minuto más, ni un minuto menos.

Igualmente, este cumplimiento debería ser aplicado para la duración preestablecida de las reuniones, cuyo temario debe ser conocido de antemano y además respetado, sin que se incluyan de manera desordenada temas de último momento y cuya conducción debe hacerla un moderador avezado de modo que la agenda y el tiempo asignado se puedan cumplir y desarrollar sin tropiezos. El no alcanzar este objetivo es una muestra de desorden y de improvisación.

En algunas universidades del exterior se cierra la puerta del salón de clase a la hora de inicio señalada y quien llega tarde, pues se perdió la clase, con apelación a los infiernos. Igual ocurre con algunos teatros importantes de talla mundial.

Hoy la educación virtual también tiene horarios estrictos de cierre para el cumplimiento de los compromisos académicos.

Así mismo, si se tiene un compromiso en otra ciudad, lo ideal es viajar el día anterior para evitar molestias y posibles incumplimientos.

Quien llega tarde introduce el desorden mientras saluda y se acomoda generando distracción e incomodidad a los presentes y al expositor.

No podemos tampoco servir de cómplices o de idiotas útiles con el incumplido. Muchas veces, irrespetando a los cumplidos se invierte o se consume un tiempo y se desatrasa a quien llega tarde a una reunión mientras los demás pagan caro su cumplimiento.

A ratos puede sonar o parecer simpático o gracioso el incumplimiento del otro, lo cual simplemente es un ejemplo de tolerancia o de complacencia con el mal educado que nos hace perder nuestro tiempo.

Los impuntuales son personas con un sesgo cognitivo, que hacen juicios ilusorios, incorrectos del tiempo y sus recursos.

Los impuntuales usualmente son personas desorganizadas y generalmente pertenecen a uno de estos perfiles:

Indulgente: el incumplido tiene poco autocontrol.

Rebelde: el incumplido llega tarde para desafiar a la autoridad y las reglas.

Evasor: el incumplido da más prioridad a sus propias necesidades que llegar a tiempo.

A los incumplidos se les aplican sinónimos como: tardío, a destiempo, atrasado, tardado, retrasado y demorado, entre otros varios.

A la acepción de incumplido refiriéndose no a lo temporal, si no a los compromisos, se asocian: desobedecer, quebrantar, infringir, transgredir, violar, vulnerar, contravenir, desacatar, faltar y eludir entre otros muchos.

Sin embargo, el incumplimiento del tiempo y de los compromisos, muchas veces van de la mano.

Si no puede asistir a un compromiso por fuerza mayor o sabe que no llegará o no lo hará a tiempo, al menos trate de informar con anticipación para no perjudicar a los otros, de modo que obren en consecuencia, sin su presencia.

Qué falta nos hacen los cursos de urbanidad y de civismo que decidimos echar a un lado hace algunos años. Sin embargo, a las cabezas de las organizaciones les corresponde liderar con el ejemplo, esta es una condición de respeto, de buena educación y de buenas maneras.

Usted es su principal promotor y es el embajador o representante de las organizaciones para las cuales trabaja.

En ambos casos, la puntualidad es un sello de calidad, de seriedad y de valía que no se puede perder y menos negociar.

Recordemos finalmente que la puntualidad es uno de los principales elementos en el proceso continuado de construcción de confianza.

NOTA: El más patético de los impuntuales es quien dice que va a ir y nunca llega.

De cara al porvenir: reuniones productivas

Por Pedro Juan González Carvajal

Una de las actividades más comunes y necesarias en el mundo de las organizaciones, es poder desarrollar reuniones para actualizar el estado del arte entre los interesados, hacer seguimiento a lo comprometido y recomendar o tomar decisiones para sacar adelante los objetivos y propósitos organizacionales.

Sin embargo, esta práctica rutinaria puede llegar a convertirse simplemente en un rito, –cuando no en un espacio para generar tensiones–, especialmente en dichas reuniones no se encuentran bien preparadas y los integrantes no están comprometidos con su papel dentro de ellas.

Sea lo primero asegurar que los asistentes son los que verdaderamente tienen porqué estar invitados a la reunión en particular.

Segundo, agendar con la debida anticipación por respeto al tiempo de los asistentes.

La convocatoria que debe incluir fecha, hora, de inicio y de terminación y objetivo de la reunión.

Las reuniones serias deben ser preparadas con anterioridad, deben ser enviados por el coordinador de estas los documentos requeridos con la debida anticipación, se debe contar con un orden del día que se inicie con el seguimiento a los asuntos pendientes y a los compromisos adquiridos en la reunión anterior y debe culminar con un resumen de lo acordado, lo pendiente para la próxima reunión y un acta donde quede el registro institucional de lo desarrollado.

Es importante tener unas reglas mínimas de protocolo donde la escucha, la solicitud de la palabra y la moderación de la reunión estén claras para todos.

Como simples pautas de buena educación es importante llegar a tiempo, evitar el uso del celular, poner atención a las diferentes intervenciones y presentaciones, y ser ejecutivos durante el desarrollo de esta.

De capital importancia, cuando se tienen presentaciones preparadas, llegar con anticipación e instalarlas en el computador a emplear para garantizar que no haya pérdida de tiempo en su instalación en medio de la reunión en curso.

Cada época trae su afán y el momento presente cuenta con ayudas tecnológicas que antes no se tenían a la mano. Es normal que la gente esté trabajando con su celular tomando nota, como también hacerlo desde los computadores personales o sus agendas.

Sin embargo, esto no siempre es así. Muchas veces algunos miembros de la reunión se atrincheran detrás de sus herramientas de trabajo simulando que están empleándolas para reforzar y soportar el tema que se está desarrollando, pero resulta que muchas veces están haciendo otra cosa o simplemente jugando trique.

Se espera que, en términos de seguimiento, cada uno traiga resuelto y pueda dar cuenta del tema que le corresponde. De otra manera no se justifica ni su presencia en la reunión ni el despliegue tecnológico donde simultáneamente se emplean, celulares, computadores personales, libretas, etc., y a pesar de todo esto, se incumple con lo requerido.

Usualmente las cosas obvias se dan por sentadas, y no necesariamente es así. El mundo organizacional depende de las personas y de las maneras en que ellas trabajan mancomunadamente como equipo, y no solamente como grupo.

Orden y buena letra. Planificación y responsabilidad. Cronogramas y presupuestos.

Recordemos el pensamiento popular cuando dice: “un inútil es quien no sabe ni mandar ni obedecer”.

Sobre la puntualidad

Por José Leonardo Rincón, S. J.*

“Cuando a uno le interesa algo, es puntual. Puntualidad es sinónimo de interés”. Esta era la sentencia lapidaria con la que mi inolvidable amigo Julio Jiménez nos motivaba en las actividades que orientaba, de manera que, llegado el momento de la cita, el evento iniciaba a la hora en punto. Así se hicieron famosas entre nosotros la “hora javeriana”, la “hora ignaciana”, para aludir que era a la hora exacta. Y no faltaba quien jocosamente preguntaba para distinguir: “¿hora colombiana u hora javeriana?”

El tema de hoy va a que si algo nos caracteriza en nuestra idiosincrasia es ser impuntuales. Y es que hay frases como: “más puntual que novia fea” que parecieran estimularla y con las cuales se rididiculiza ser exactos. No extraña entonces que, efectivamente, novia que se respete se haga esperar. Y uno de cura o de feligrés ya sabe que de afán no puede estar si hay boda de por medio.

Se sabe de antaño que la hora judicial tenía la flexibilidad de 60 minutos y que ser puntuales es una virtud exótica. Sin embargo, hay citas para las que corremos, un partido de fútbol, un cine, un concierto. Y no nos interesa madrugar a hacer fila y esperar lo que sea necesario. ¿Por qué ahí sí funciona? Simple. Porque nos interesa. Tenía razón entonces mi finado amigo.

Llegar tarde porque nos cogió la noche, siempre encuentra excusas: había mucho tráfico, hubo un accidente, cualquier cosa para excusar que no calculamos bien el tiempo y no salimos oportunamente. Nuestro tiempo es valioso, el de los demás no importa. Las aerolíneas fingen ser puntuales llamando abordo, pero una vez adentro del avión, los pasajeros tienen que soportar tiempos interminables. Me pasó en estos días: en el vuelo de ida, 50 minutos en pista esperando y en el vuelo de regreso, dos horas en sala. Las explicaciones resultan ridículas porque las versiones de los funcionarios no coinciden: mal tiempo, congestión de tráfico aéreo, cambio de tripulación a última hora, falla técnica…, lo que sea, mentiras e irrespeto por doquier.

Ya es proverbial la impuntualidad del jefe de Estado. No es cuento, no es calumnia, no es oposición. Uno sabe que hay asuntos muy importantes de por medio, pero hacer esperar más de una hora no tiene ninguna presentación. Que pasó una vez, vaya y venga, pero que sea costumbre, habla muy mal del equipo que maneja la agenda y del funcionario por no tenerla bajo control. Es cierto que es muy importante el personaje, pero también es cierto que hay que dar ejemplo y marcar pauta.

Personalmente me encanta la puntualidad. Es sinónimo de interés y de respeto, como ya se dijo. Nada mejor que comenzar una reunión a tiempo y concluirla, igualmente, a la hora convenida. Todos tenemos labores que realizar, otros compromisos qué atender, personas esperando en la oficina o en la casa. La puntualidad en otras culturas es un valor: el tren sale a las 10:38 y a esa hora sale. El autobús pasa a las 5:57 y a esa hora pasa. El concierto comienza a las 9:00 y a esa hora comienza. En eso se diferencian bastante latinos de anglosajones. Me quedo con estos. Macondo es maravilloso, pero podemos hacerlo todavía mejor.