De cara al porvenir: reuniones productivas

Por Pedro Juan González Carvajal

Una de las actividades más comunes y necesarias en el mundo de las organizaciones, es poder desarrollar reuniones para actualizar el estado del arte entre los interesados, hacer seguimiento a lo comprometido y recomendar o tomar decisiones para sacar adelante los objetivos y propósitos organizacionales.

Sin embargo, esta práctica rutinaria puede llegar a convertirse simplemente en un rito, –cuando no en un espacio para generar tensiones–, especialmente en dichas reuniones no se encuentran bien preparadas y los integrantes no están comprometidos con su papel dentro de ellas.

Sea lo primero asegurar que los asistentes son los que verdaderamente tienen porqué estar invitados a la reunión en particular.

Segundo, agendar con la debida anticipación por respeto al tiempo de los asistentes.

La convocatoria que debe incluir fecha, hora, de inicio y de terminación y objetivo de la reunión.

Las reuniones serias deben ser preparadas con anterioridad, deben ser enviados por el coordinador de estas los documentos requeridos con la debida anticipación, se debe contar con un orden del día que se inicie con el seguimiento a los asuntos pendientes y a los compromisos adquiridos en la reunión anterior y debe culminar con un resumen de lo acordado, lo pendiente para la próxima reunión y un acta donde quede el registro institucional de lo desarrollado.

Es importante tener unas reglas mínimas de protocolo donde la escucha, la solicitud de la palabra y la moderación de la reunión estén claras para todos.

Como simples pautas de buena educación es importante llegar a tiempo, evitar el uso del celular, poner atención a las diferentes intervenciones y presentaciones, y ser ejecutivos durante el desarrollo de esta.

De capital importancia, cuando se tienen presentaciones preparadas, llegar con anticipación e instalarlas en el computador a emplear para garantizar que no haya pérdida de tiempo en su instalación en medio de la reunión en curso.

Cada época trae su afán y el momento presente cuenta con ayudas tecnológicas que antes no se tenían a la mano. Es normal que la gente esté trabajando con su celular tomando nota, como también hacerlo desde los computadores personales o sus agendas.

Sin embargo, esto no siempre es así. Muchas veces algunos miembros de la reunión se atrincheran detrás de sus herramientas de trabajo simulando que están empleándolas para reforzar y soportar el tema que se está desarrollando, pero resulta que muchas veces están haciendo otra cosa o simplemente jugando trique.

Se espera que, en términos de seguimiento, cada uno traiga resuelto y pueda dar cuenta del tema que le corresponde. De otra manera no se justifica ni su presencia en la reunión ni el despliegue tecnológico donde simultáneamente se emplean, celulares, computadores personales, libretas, etc., y a pesar de todo esto, se incumple con lo requerido.

Usualmente las cosas obvias se dan por sentadas, y no necesariamente es así. El mundo organizacional depende de las personas y de las maneras en que ellas trabajan mancomunadamente como equipo, y no solamente como grupo.

Orden y buena letra. Planificación y responsabilidad. Cronogramas y presupuestos.

Recordemos el pensamiento popular cuando dice: “un inútil es quien no sabe ni mandar ni obedecer”.