Por Pedro Juan González Carvajal
Una de las
actividades más comunes y necesarias en el mundo de las organizaciones, es
poder desarrollar reuniones para actualizar el estado del arte entre los interesados,
hacer seguimiento a lo comprometido y recomendar o tomar decisiones para sacar
adelante los objetivos y propósitos organizacionales.
Sin embargo, esta
práctica rutinaria puede llegar a convertirse simplemente en un rito, –cuando no
en un espacio para generar tensiones–, especialmente en dichas reuniones no se
encuentran bien preparadas y los integrantes no están comprometidos con su
papel dentro de ellas.
Sea lo primero
asegurar que los asistentes son los que verdaderamente tienen porqué estar invitados
a la reunión en particular.
Segundo, agendar
con la debida anticipación por respeto al tiempo de los asistentes.
La convocatoria que
debe incluir fecha, hora, de inicio y de terminación y objetivo de la reunión.
Las reuniones
serias deben ser preparadas con anterioridad, deben ser enviados por el
coordinador de estas los documentos requeridos con la debida anticipación, se
debe contar con un orden del día que se inicie con el seguimiento a los asuntos
pendientes y a los compromisos adquiridos en la reunión anterior y debe
culminar con un resumen de lo acordado, lo pendiente para la próxima reunión y
un acta donde quede el registro institucional de lo desarrollado.
Es importante tener
unas reglas mínimas de protocolo donde la escucha, la solicitud de la palabra y
la moderación de la reunión estén claras para todos.
Como simples pautas
de buena educación es importante llegar a tiempo, evitar el uso del celular,
poner atención a las diferentes intervenciones y presentaciones, y ser
ejecutivos durante el desarrollo de esta.
De capital
importancia, cuando se tienen presentaciones preparadas, llegar con
anticipación e instalarlas en el computador a emplear para garantizar que no
haya pérdida de tiempo en su instalación en medio de la reunión en curso.
Cada época trae su
afán y el momento presente cuenta con ayudas tecnológicas que antes no se tenían
a la mano. Es normal que la gente esté trabajando con su celular tomando nota,
como también hacerlo desde los computadores personales o sus agendas.
Sin embargo, esto
no siempre es así. Muchas veces algunos miembros de la reunión se atrincheran
detrás de sus herramientas de trabajo simulando que están empleándolas para
reforzar y soportar el tema que se está desarrollando, pero resulta que muchas
veces están haciendo otra cosa o simplemente jugando trique.
Se espera que, en
términos de seguimiento, cada uno traiga resuelto y pueda dar cuenta del tema
que le corresponde. De otra manera no se justifica ni su presencia en la
reunión ni el despliegue tecnológico donde simultáneamente se emplean,
celulares, computadores personales, libretas, etc., y a pesar de todo esto, se
incumple con lo requerido.
Usualmente las cosas
obvias se dan por sentadas, y no necesariamente es así. El mundo organizacional
depende de las personas y de las maneras en que ellas trabajan mancomunadamente
como equipo, y no solamente como grupo.
Orden y buena
letra. Planificación y responsabilidad. Cronogramas y presupuestos.
Recordemos el
pensamiento popular cuando dice: “un inútil es quien no sabe ni mandar ni
obedecer”.
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